Leg privacyregels met ouders gerust voor meerdere jaren vast

Lopen jullie er – net als wij – ook tegenaan dat ouders geen toestemming gegeven hebben voor fotogebruik van hun kind of deze intrekken? Sinds mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht en elke school in Nederland heeft te maken met deze wet over gegevensbeheer. Scholen moeten zorgvuldig omgaan met de privacy van hun leerlingen. Eigenlijk wil elke school dit goed geregeld hebben, maar toch lopen veel scholen en besturen tegen onduidelijkheden aan. In dit artikel praten we je graag bij over de AVG. Deze keer staat deze vraag centraal: Moet ik elk jaar om toestemming vragen bij ouders?

Het korte antwoord is: nee. Scholen hoeven niet elk jaar opnieuw toestemming te vragen. Ze kunnen in hun formulier aangeven dat ouders in principe toestemming geven voor de gehele schoolperiode.

Die toestemming moet grofweg aan drie eisen voldoen:

• De toestemming moet vrij en niet onder druk gegeven zijn.

• De toestemming moet ondubbelzinnig zijn. Je mag niet uitgaan van het principe ‘wie zwijgt, stemt toe’.

• De toestemming geldt voor een specifiek doel. Bijvoorbeeld om foto’s en video’s te gebruiken op de website.

Er zijn wel enkele kanttekeningen waar je als schooldirecteur of -bestuurder rekening mee moet houden. Voor ouders moet het net zo gemakkelijk zijn om hun toestemming in te trekken als het was om het te geven, zegt de autoriteit persoonsgegevens. Dit betekent dat ouders dus altijd het recht behouden terug te komen op hun beslissing. Belangrijk, wanneer je investeert in een nieuwe website, een flitsende schoolgids of een eigentijdse brochure. Het kan dus geen kwaad om een extra keer toestemming te vragen bij de ouders van die leerling die zo leuk op de foto staat, want drukwerk weggooien is zonde van het onderwijsgeld en de materialen.

Wordt een leerling 16?
Dan mag hij of zij zelf beslissen over het gebruik van beeldmateriaal of andere privacygevoelige info. In dat geval informeert de school de leerling zelf over de mogelijkheid om de toestemming te geven dan wel in te trekken.
Een toestemming geldt voor een bepaalde tijd. Houd dus goed in de gaten wanneer de toestemming afloopt en ga hier zorgvuldig mee om.